Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

En cumplimiento del numeral 1 del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), La ley 1581 de 2012 y el articulo 15 de la constitución política de Colombia, el Responsable del Tratamiento es:

Razón social	Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo y las Energías Alternativas – USO
Naturaleza jurídica	Organización sindical de industria, entidad sin ánimo de lucro, con Personería Jurídica reconocida mediante Resolución número 005272 del 22 de octubre de 1996 del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
NIT	800.217.208-1
Domicilio principal	Facatativá (Cundinamarca)
Dirección	Calle 35 No. 7-25, piso 8, Edificio Caxdac, Bogotá D.C.
Correo electrónico para protección de datos	usonacional@yahoo.es
Teléfono	300 655 1141
Sitio web	https://www.uso.org.co

Esta política establece los criterios, fundamentos jurídicos, finalidades, garantías y procedimientos conforme a los cuales la USO recolecta, almacena, usa, circula y suprime datos personales, y regula los mecanismos para que los titulares ejerzan sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar la autorización otorgada.

Aplica a todo tratamiento de datos personales efectuado por la USO a través de su Junta Directiva Nacional, sus subdirectivas y seccionales, sus comisiones estatutarias, sus representantes en comités y comisiones de origen convencional, sus trabajadores, asesores y colaboradores, así como por los Encargados del Tratamiento que actúen por cuenta de la organización.

3.1. Fundamentos normativos

Esta política se fundamenta en las siguientes disposiciones:

• Constitución Política: artículos 15 (intimidad y habeas data), 20 (derecho a la información), 39 (derecho de asociación sindical), 55 (negociación colectiva), 56 (huelga) y 93 (bloque de constitucionalidad).
• Instrumentos internacionales sobre libertad sindical, derecho a la información y habeas data: artículos 2 y 10 del Convenio 87 de la OIT, en armonía con los artículos 22.1 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, 8.1 del Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, 45.c) de la Carta de la Organización de los Estados Americanos (OEA) de 1948, 16.1 de la Convención Americana de Derechos Humanos, 8.1 del Protocolo de San Salvador y 39 de la Constitución Política de Colombia; artículos 12, 19, 20 y 23.4 de la Declaración Universal de Derechos Humanos; artículos 17 y 19 del Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos y 11 y 13 de la Convención Americana de Derechos Humanos; Convenio 98 de la OIT, sobre sindicación y negociación colectiva; Convenios 151 y 154 de la OIT, sobre negociación colectiva; y Recomendaciones 129 de 1967, 143 de 1971 y 163 de 1981 de la OIT. Los Convenios 87 y 98, integrantes del bloque de constitucionalidad, fueron aprobados por las Leyes 26 y 27 de 1976; los Convenios 151 y 154, por las Leyes 411 de 1997 y 524 de 1999; los Pactos Internacionales, por la Ley 74 de 1968; la Convención Americana, por la Ley 16 de 1972; y el Protocolo de San Salvador, por la Ley 319 de 1996.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, régimen general de protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, reglamentario de la Ley 1581 de 2012.
• Código Sustantivo del Trabajo, en especial los artículos 400 (retención de cuotas sindicales) y 471 (extensión de la convención colectiva a terceros).
• Artículo 68 de la Ley 50 de 1990 (cuota por beneficio convencional).
• Convención Colectiva de Trabajo Ecopetrol S.A. – USO 2026-2031, en particular sus artículos 13 (descuento de cuotas), 95 (copia al sindicato de actuaciones disciplinarias), 167 (reserva de las hojas de vida de personas amenazadas), 177 (confidencialidad en casos de acoso y violencias basadas en género) y 191 (cuota sindical por beneficio convencional en la industria y compromiso de la USO de adoptar esta política).
• Acuerdos convencionales celebrados entre la USO y las empresas en los cuales se establezcan derechos y obligaciones que impliquen el tratamiento de datos personales.

3.2. Enfoque basado en derechos fundamentales

Esta política parte de una premisa de doble vía. De un lado, la USO garantiza a toda persona el derecho fundamental de habeas data (artículo 15 de la Constitución Política): sus datos se tratan con lealtad, finalidad legítima, seguridad y confidencialidad. Del otro, el tratamiento de información —incluida la información personal de trabajadores afiliados y no afiliados— es un presupuesto necesario del ejercicio de otros derechos fundamentales: la libertad sindical, la negociación colectiva, la huelga y la participación democrática de las personas trabajadoras en la empresa.

En consecuencia, la protección de datos personales no puede erigirse en obstáculo para la realización de los derechos colectivos del trabajo, ni estos pueden ejercerse a costa de las garantías de los titulares: ambos se armonizan mediante los principios de finalidad, necesidad, proporcionalidad y circulación restringida que esta política desarrolla. Las garantías aquí previstas no son restricciones a la acción sindical, sino condiciones de legitimidad que la blindan frente a cuestionamientos de empleadores y terceros.

Expresión concreta de esa premisa es el derecho fundamental a la información sindical. Conforme a los estándares internacionales del trabajo y la jurisprudencia nacional, los colectivos de trabajadores tienen derecho a conocer la situación social y económica de la respectiva unidad de negociación y de la empresa en su conjunto, siempre que no se trate de información que, según criterios objetivos, pueda ocasionar graves perjuicios a la empresa. La «información social» comprende «todo lo relacionado con los empleos, lo que implica la transferencia de datos relativos a sus condiciones generales (contratación, traslados, salarios, terminación de la relación de trabajo), descripción de las tareas y posición en la estructura de la empresa, explicación de las decisiones que tengan efecto sobre la situación de los trabajadores, reglamentos de salud y seguridad, servicios de bienestar laboral, entre otras», además de la situación general y las perspectivas de la empresa (Corte Suprema de Justicia, sentencia SL1309-2022).

En ejercicio de ese derecho, la USO puede requerir y tratar información laboral de trabajadores afiliados y no afiliados —de la empresa y de sus contratistas— cuando sea necesaria para el cumplimiento de cualquiera de sus funciones sindicales, entre ellas, a título meramente enunciativo, las siguientes: (i) preparar y adelantar la negociación colectiva con conocimiento de causa; (ii) ejercer el derecho de huelga y los procesos de decisión colectiva previstos en la ley; (iii) verificar el carácter mayoritario del sindicato y la extensión de la convención a terceros; (iv) delimitar el campo de aplicación subjetivo de la convención y comprobar su cumplimiento; y (v) gestionar la cuota por beneficio convencional. Cualquier otra finalidad amparada por la libertad sindical, la representación de las personas trabajadoras o la defensa de sus intereses queda igualmente comprendida, con sujeción a los criterios de necesidad y proporcionalidad.

3.3. Cláusula de interpretación

En caso de duda, esta política se interpretará de la manera que mejor armonice el derecho de habeas data del titular con el ejercicio de la libertad sindical. Nada en esta política se entenderá como renuncia de la USO a sus derechos de información, negociación colectiva, huelga y representación, ni como restricción de los derechos de los titulares más allá de lo previsto en la ley.

Para efectos de esta política se aplican las siguientes definiciones:

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tal como el que revele, entre otros, la pertenencia a sindicatos, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
• Dato público: el que no es semiprivado, privado o sensible; entre otros, los relativos al estado civil, la profesión u oficio y la calidad de comerciante o servidor público.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Responsable del Tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento; para efectos de esta política, la USO.
• Encargado del Tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del Responsable.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento.
• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita dirigida al titular mediante la cual se le informa la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Transferencia: envío de datos personales a un receptor que a su vez es Responsable del Tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera del territorio nacional, para que un Encargado realice un tratamiento por cuenta del Responsable.
• Información de protección reforzada: categoría interna de esta política que agrupa la información cuya revelación puede poner en riesgo la vida, la integridad o la dignidad de las personas.

Todo tratamiento de datos personales por la USO se sujeta a los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, los datos que revelan la pertenencia a sindicatos son datos sensibles. En consecuencia, la información sobre afiliación a la USO, la participación en sus órganos y actividades y, en general, cualquier dato que revele la vinculación de una persona con la organización, recibe el tratamiento reservado propio de esta categoría.

No obstante, por ser la USO una organización sindical sin ánimo de lucro, está autorizada para tratar en el curso de sus actividades legítimas, y con las debidas garantías, la información sindical de sus miembros y de las personas con las que mantiene contactos regulares por razón de su finalidad, sin requerir autorización previa de su titular (literal c del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012). También podrá tratar datos sensibles cuando sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. La USO no revelará a empleadores ni a terceros la condición de afiliado, beneficiario o representado de una persona, salvo autorización del titular, mandato legal o convencional, como la comunicación al empleador para la retención de cuotas sindicales prevista en el artículo 400 del Código Sustantivo del Trabajo o en disposiciones convencionales, o requerimiento de autoridad pública o judicial en ejercicio de sus funciones.

Cuando el tratamiento se funde en la autorización del titular y la USO recolecte directamente datos sensibles diferentes al dato sindical, cumplirá las obligaciones del artículo 6 del Decreto 1377 de 2013. En tal dirección, informará al titular que, por tratarse de datos sensibles, no está obligado a autorizar su tratamiento; le informará de forma explícita y previa cuáles de los datos objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, y obtendrá su consentimiento expreso. En ningún caso la USO condicionará actividad alguna a que el titular suministre datos sensibles.

7.1. Afiliados

La USO trata datos de identificación y contacto, datos laborales (empleador, cargo, centro de trabajo, salario), la afiliación misma y sus novedades (ingreso, retiro), el pago de cuotas ordinarias y extraordinarias, la participación en asambleas, comisiones y actividades, la información de beneficiarios de auxilios convencionales o estatutarios y, cuando resulte necesario para auxilios o reclamaciones, datos de salud.

Para la solicitud de descuento de cuotas sindicales, así como la comunicación previa de comisiones, delegados, permisos y asistencias a actividades sindicales, las comunicaciones se limitarán a los datos estrictamente necesarios.

7.2. No afiliados beneficiarios de la convención colectiva por extensión

En las empresas donde la USO tenga afiliados que excedan de la tercera parte del total de los trabajadores de la plantilla, las normas de la convención colectiva se extienden a todos ellos, sean o no sindicalizados (artículo 471 del Código Sustantivo del Trabajo). En tal caso, los trabajadores no sindicalizados que se benefician de la convención deben pagar al sindicato, durante su vigencia, la cuota por beneficio convencional (artículo 68 de la Ley 50 de 1990).

Respecto de estos titulares, la USO trata datos de identificación, vínculo laboral, cargo, salario y descuentos, con el fin de verificar la correcta aplicación de la convención y su campo de aplicación, comprobar el carácter mayoritario del sindicato y la procedencia de la extensión a terceros, gestionar el recaudo de la cuota por beneficio convencional, preparar y adelantar la negociación colectiva, ejercer el derecho de huelga y los procesos de decisión colectiva previstos en la ley, atender consultas sobre derechos convencionales y defender la convención ante empleadores y autoridades.

El tratamiento con fines colectivos no se condiciona a la autorización individual de los no afiliados, pues su fuente es la ley, la convención y el derecho fundamental a la información sindical; la autorización solo se solicita cuando el trabajador acude voluntariamente al sindicato para gestiones en su propio interés. La condición de beneficiario no afiliado no equivale a pertenencia sindical; no obstante, por el contexto en que se trata, la USO aplica a esa información las garantías de esta política.

7.3. Listados recibidos en virtud del artículo 191 de la Convención Colectiva

En desarrollo del artículo 191 de la Convención Colectiva 2026-2031, la Junta Directiva Nacional de la USO recibe: (i) de Ecopetrol S.A., el listado mensual de empresas contratistas y subcontratistas que realizan labores remuneradas con salarios y prestaciones convencionales; y (ii) de las empresas contratistas y subcontratistas, el listado completo de las personas trabajadoras que se benefician del régimen salarial y prestacional convencional, con su nombre, salario, cargo y la indicación de si se benefician o no de dicho régimen.

Conforme a lo pactado en el artículo 191, esta información será única y exclusivamente utilizada para garantizar el cumplimiento de dicha disposición, esto es, la retención, recaudo, pago y verificación de la cuota sindical por beneficio convencional. En consecuencia:

1. El acceso queda restringido a la tesorería nacional y a las personas que designe expresamente la Junta Directiva Nacional, quienes suscribirán el compromiso de confidencialidad adoptado como instrumento interno de esta política.
2. Los listados no se publicarán total o parcialmente ni se entregarán a terceros. Su circulación interna se limitará a los órganos estrictamente necesarios para la gestión, recaudo y verificación de la cuota —incluida la verificación con las subdirectivas cuando sea indispensable, dado que el propio artículo 191 destina a estas el cincuenta por ciento de la cuota de los afiliados—, siempre dentro de la finalidad exclusiva pactada y bajo un compromiso de confidencialidad.
3. Los datos de los listados no se incorporarán a otras bases de datos de la USO ni se usarán para finalidades distintas, salvo que el titular lo autorice o exista otro fundamento legal autónomo, caso en el cual el dato se recolectará por el canal que corresponda.
4. Los listados se conservarán mientras sean necesarios para la gestión y verificación de la cuota y la atención de controversias sobre ella, y se suprimirán o archivarán de forma segura una vez cumplida la finalidad, salvo deber legal de conservación o defensa judicial en curso.
5. Se llevará registro de la recepción, acceso y disposición final de cada listado (trazabilidad).

7.4. Trabajadores de contratistas con derecho a remuneración convencional (reclamaciones y defensa)

Al margen de los listados del numeral 7.3, la USO trata datos de trabajadores de empresas contratistas que ejecutan actividades que deben remunerarse con los salarios y prestaciones convencionales, cuando dichos trabajadores acuden al sindicato o este actúa en su favor: verificación del cumplimiento de esas obligaciones, documentación de incumplimientos, reclamaciones ante los empleadores, la empresa beneficiaria y las autoridades administrativas del trabajo, y ejercicio o apoyo de acciones judiciales.

7.5. No afiliados cuya información se requiere para el ejercicio de los derechos sindicales

La USO trata datos de trabajadores no afiliados cuando ello es necesario para el ejercicio de los derechos de asociación, negociación y representación sindical: preparación y trámite de pliegos y de la negociación colectiva; ejercicio del derecho de huelga y de los procesos de decisión colectiva previstos en la ley; verificación de censos, del carácter mayoritario del sindicato y del campo subjetivo de aplicación de la convención; reclamaciones y quejas ante el Ministerio del Trabajo y ante órganos internacionales de protección de la libertad sindical; acciones administrativas y judiciales; y defensa de los derechos laborales colectivos e individuales cuya protección le confían los propios trabajadores.

7.6. Información recibida de Ecopetrol S.A. en virtud de la Convención Colectiva

Además de los listados del numeral 7.3, la USO recibe en algunas empresas, por mandato convencional, información personal de trabajadores, entre otras:

1. Actuaciones disciplinarias de afiliados: copia de toda carta sobre llamadas de atención, citaciones a descargos, sanciones y despidos, para la finalidad exclusiva de velar por el debido proceso y asistir la defensa del afiliado. En este caso, solo tendrá acceso a dicha información la instancia sindical que atiende la defensa con prohibición de divulgación; además, los documentos se archivarán de forma segura o se suprimirán una vez agotada la actuación disciplinaria y sus controversias, salvo defensa judicial en curso.
2. Información de comités y comisiones convencionales: se tratará conforme a las reglas del numeral 7.8.

7.7. Familiares, beneficiarios y datos de niños, niñas y adolescentes

Con ocasión de auxilios, planes educacionales, becas, educación especial o inclusiva y demás beneficios convencionales o estatutarios, la USO puede tratar datos de familiares y beneficiarios de los trabajadores, incluidos niños, niñas y adolescentes, y en algunos casos datos sensibles (salud, discapacidad). Los datos de familiares se limitarán a lo estrictamente necesario para el beneficio de que se trate.

El tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes está sometido a una protección calificada y no a una prohibición absoluta. La USO tratará estos datos únicamente cuando el tratamiento responda y respete el interés superior del menor y asegure el respeto de sus derechos fundamentales, con autorización del representante legal. Los datos de naturaleza pública de los menores podrán tratarse sin estas exigencias.

7.8. Participación de representantes de la USO en comités y comisiones paritarias

Por ser la USO un sindicato de industria, sus representantes participan en comités y comisiones paritarias constituidos en las distintas empresas del sector donde la organización ejerce representación, conforme a la convención colectiva o al acuerdo aplicable en cada una de ellas, tales como los comités de educación y de reeducación, las comisiones de servicios de salud, los comités paritarios de seguridad y salud en el trabajo, cualquiera sea su denominación, los comités de vivienda y de reclamos, la Comisión Nacional de Derechos Humanos y Paz y la Comisión de Riqueza Humana, entre otros. Cuando esas instancias conozcan información personal se observarán las siguientes reglas:

1. Las actas, decisiones y documentos producidos por la instancia paritaria pueden ser conservados tanto por la empresa como por la USO, y cada parte responde por el archivo que conserva, la USO conforme a las garantías de esta política. La información de los sistemas de la empresa que los representantes consulten con ocasión de la instancia permanece bajo la responsabilidad de aquella, y el solo acceso del representante de la USO no la convierte en base de datos del sindicato.
2. Los representantes de la USO actúan bajo deber de confidencialidad y suscribirán el compromiso de confidencialidad adoptado como instrumento interno de esta política; no podrán divulgar la información conocida a personas ajenas a la instancia o a la USO, y su uso se limitará a la gestión de los casos y al ejercicio de las funciones sindicales conforme al numeral siguiente.
3. La USO puede conservar e incorporar a sus bases de datos la información conocida en estas instancias cuando sea necesaria para el ejercicio de sus funciones sindicales, entre ellas el seguimiento de los casos y compromisos allí tratados, la verificación del cumplimiento de las obligaciones convencionales y la defensa de las personas trabajadoras, con aplicación plena de las garantías de esta política.
4. Los casos de acoso sexual, acoso laboral y violencias basadas en género se tramitarán por los canales institucionales previstos en la convención o en los acuerdos celebrados con cada empresa, con un manejo oportuno, confidencial y respetuoso de la dignidad de las personas involucradas.

7.9. Información de protección reforzada

Constituyen información de protección reforzada, entre otras, la relativa a personas trabajadoras amenazadas, desplazadas o víctimas de desaparición forzada o de atentados; las hojas de vida de personas amenazadas, amparadas además por la reserva prevista en las disposiciones convencionales; y la información sobre denuncias de acoso y violencias basadas en género.

Esta información se sujeta a cuatro salvaguardas. El acceso queda restringido a quienes deban conocerla en razón de sus funciones; se prohíbe su reproducción y su incorporación a las bases de datos ordinarias del sindicato; todo acceso queda registrado para asegurar su trazabilidad; y, cumplida la finalidad, la información se suprime o se traslada a archivo seguro, salvo que exista un deber legal de conservación o una defensa de derechos en curso.

7.10. Otros titulares

La USO también trata datos de sus trabajadores, extrabajadores y aspirantes; de sus directivos y asesores; de proveedores y contratistas propios y sus empleados; de asistentes a eventos, cursos y asambleas; y de usuarios de sus canales de comunicación, conforme a las finalidades informadas en cada caso y a las normas laborales, contables y tributarias aplicables.

7.11. Imagen y comunicaciones institucionales

En los eventos y actividades sindicales se informará a los asistentes, mediante aviso visible o anuncio, la eventual captación de fotografías y videos con fines de difusión institucional de la actividad sindical. Para piezas de comunicación que identifiquen individualmente a una persona ajena a la dirigencia sindical se procurará su autorización. Los casos individuales (víctimas, denunciantes, beneficiarios de auxilios) solo se publicarán con el consentimiento expreso del titular, con especial rigor tratándose de violencias basadas en género, amenazas, salud o menores de edad.

7.12. Videovigilancia y control de acceso a sedes

Las sedes de la USO que cuenten con videovigilancia exhibirán aviso visible que informe la existencia del sistema y su finalidad. Las grabaciones y los registros de visitantes se utilizarán exclusivamente para la seguridad de las personas y de las instalaciones, con acceso restringido, conservación limitada al tiempo necesario y entrega únicamente a las autoridades competentes que la requieran.

Sin perjuicio de las finalidades específicas informadas en cada autorización o aviso de privacidad, la USO trata datos personales para:

1. Administrar el registro de afiliados y el ciclo de la afiliación: ingreso, novedades, retiro, expedición de constancias y carnés.
2. Gestionar la retención y el recaudo de las cuotas sindicales ordinarias y extraordinarias (artículo 400 del Código Sustantivo del Trabajo y disposiciones convencionales) y de la cuota por beneficio convencional de no afiliados (artículo 68 de la Ley 50 de 1990 y disposiciones convencionales).
3. Recibir, custodiar y verificar los listados del artículo 191 de la Convención Colectiva celebrada con Ecopetrol (2026-2031), con la finalidad exclusiva allí pactada.
4. Velar por el debido proceso disciplinario de los afiliados y asistir su defensa, conforme a las disposiciones legales y convencionales aplicables.
5. Verificar la aplicación de las convenciones colectivas y su campo de aplicación respecto de afiliados, no afiliados beneficiarios por extensión y trabajadores de contratistas, y documentar y reclamar sus incumplimientos.
6. Obtener y tratar la información social de la respectiva unidad de negociación y de cada empresa, en ejercicio del derecho fundamental a la información sindical, para preparar y adelantar la negociación colectiva, ejercer el derecho de huelga y los procesos de decisión colectiva previstos en la ley, y verificar el carácter mayoritario del sindicato.
7. Ejercer la representación sindical en reclamaciones, negociaciones, querellas administrativas, procesos judiciales y trámites ante autoridades nacionales e internacionales.
8. Participar en los comités y comisiones de origen convencional y gestionar los casos que allí se tramitan.
9. Convocar y acreditar la participación en asambleas, elecciones y demás actos estatutarios, y dar cumplimiento a los estatutos.
10. Organizar las actividades de educación y formación sindical y llevar el registro de participantes y certificaciones.
11. Otorgar auxilios, beneficios y servicios convencionales o estatutarios y verificar los requisitos para acceder a ellos.
12. Mantener comunicación con los titulares sobre asuntos gremiales, convencionales, educativos y organizativos.
13. Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de seguridad social, atender requerimientos de autoridades competentes y remitir la relación del registro de afiliados a la autoridad del trabajo y a la confederación a la que la USO esté afiliada, cuando sea requerida en los términos legales.
14. Gestionar la seguridad de personas e instalaciones y la relación con proveedores y contratistas propios.

Los datos no serán utilizados para finalidades incompatibles con las aquí descritas ni comercializados en ningún caso.

El tratamiento comprende la recolección, el almacenamiento en medios físicos y electrónicos, el uso, la circulación y la supresión de los datos, limitado a lo pertinente y adecuado para las finalidades informadas.

Los datos podrán circular únicamente a los siguientes destinatarios y en los siguientes supuestos:

• A los empleadores, exclusivamente la información necesaria para la retención de cuotas sindicales y de la cuota por beneficio convencional, o aquella cuya comunicación ordene la ley o las disposiciones convencionales.
• A las autoridades administrativas y judiciales que la requieran en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• A los abogados y asesores de la organización, en calidad de Encargados del Tratamiento o de profesionales amparados por el secreto profesional y sujetos a deberes de confidencialidad, para el ejercicio de los derechos de los titulares y de la organización.
• A los Encargados del Tratamiento que presten servicios a la USO, como los de tecnología, contabilidad o mensajería, bajo contrato de transmisión que garantice las condiciones de esta política.
• A las federaciones, confederaciones y organizaciones sindicales internacionales a las que la USO esté afiliada, con autorización previa de la Junta Directiva Nacional y del titular cuando la ley la exija; si la circulación implica una transferencia internacional, se aplicará el Capítulo XV.

Los listados del numeral 7.3 y la información de protección reforzada del numeral 7.9 no circulan a ningún destinatario, salvo requerimiento de autoridad competente, ejercicio o defensa de derechos de la USO o de las personas trabajadoras en actuaciones administrativas o judiciales, o gestión de medidas de protección ante las autoridades competentes con el consentimiento del titular.

La USO no facilitará información que pueda servir a la elaboración de listados de personas sindicalizadas con fines de discriminación antisindical, práctica proscrita por los Convenios 87 y 98 de la OIT.

Toda transmisión a Encargados se regirá por contrato que cumpla las disposiciones normativas legales y reglamentarias, en el cual el Encargado se obliga a aplicar esta política, a garantizar la seguridad de las bases de datos y a guardar confidencialidad.

El titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la USO o a los Encargados del Tratamiento, en particular los datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, los que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo los casos en que la ley la exceptúa como requisito.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante las autoridades competentes por infracciones al régimen de protección de datos, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la USO.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión del dato, en los términos legales. La revocatoria solo es aplicable a los tratamientos fundados en la autorización del titular. La revocatoria o la supresión no procederán mientras el titular tenga un deber legal, convencional o contractual de permanecer en la base de datos. Tratándose de los afiliados, la permanencia en el registro de afiliación se funda en los estatutos mientras subsista la afiliación. Tratándose de los trabajadores no afiliados cuyos datos se tratan con fundamento en la ley, las disposiciones convencionales o el derecho fundamental a la información sindical (numerales 7.2 a 7.5), la supresión no procederá mientras subsista la condición de beneficiario o la actuación colectiva, administrativa o judicial que justifica el tratamiento; cumplida la finalidad, se aplicarán las reglas de supresión y archivo del Capítulo XVI.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

Podrán ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien haya estipulado a favor o para otro, con acreditación de la calidad respectiva.

Salvo las excepciones constitucionales, legales o convencionales, dentro de las cuales se encuentra el ejercicio de los derechos colectivos y de las actividades o funciones sindicales, el tratamiento requiere la autorización previa e informada del titular, obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. La autorización podrá constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que fue otorgada; el silencio nunca se asimilará a autorización. La USO conservará prueba de las autorizaciones otorgadas. Para la recolección de autorizaciones se emplearán los modelos de los Anexos 1 y 2, según se trate de afiliados o de trabajadores no afiliados, junto con el aviso de privacidad del Anexo 3.

La autorización no será necesaria en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012: información requerida por entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; datos de naturaleza pública; urgencia médica o sanitaria; tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y datos relacionados con el registro civil. Tampoco se requiere para el tratamiento de la información sindical amparado por la habilitación del Capítulo VI, ni para los tratamientos cuya fuente es la ley o las disposiciones convencionales, ni para el de la información necesaria para el ejercicio de las actividades sindicales relacionadas en el Capítulo VII, sin perjuicio de las salvaguardas allí previstas.

Cualquier cambio sustancial en esta política, referido a la identificación del Responsable o a las finalidades, será comunicado a los titulares antes de su implementación o a más tardar al momento de ella, y se obtendrá nueva autorización cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento.

Cuando la recolección se realice por formularios web, aplicaciones o servicios de mensajería, el punto de captura incluirá el aviso de privacidad y casillas de autorización diferenciadas (afiliación, comunicaciones, datos sensibles), de modo que quede prueba de la autorización.

Respecto de los datos personales recolectados antes de la entrada en vigencia de esta política cuyo tratamiento se funde en una autorización no documentada, la USO podrá aplicar el mecanismo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013.

En cumplimiento del artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, la USO designa al área de administración como área responsable de la función de protección de datos personales y de la atención y resolución de las peticiones, consultas y reclamos de los titulares. La persona titular de la función es la Abogada Administradora de la USO, quien contará con funciones definidas y canal de habeas data. La Junta Directiva Nacional podrá designar a otra persona o su suplente. El área de administración coordinará con la Secretaría General, responsable estatutaria del registro de afiliados, y con la Secretaría de Comunicaciones, responsable de la base de correos electrónicos, la atención oportuna de las solicitudes de los titulares.

Correo electrónico	usonacional@yahoo.es
Teléfono	3006551141

13.1. Consultas

El titular o sus causahabientes podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de la USO. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla en dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

13.2. Reclamos

1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la USO con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y los documentos que se quieran hacer valer.
2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento sin respuesta, se entenderá que desistió.
3. Si quien recibe el reclamo no es competente, dará traslado a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles e informará al interesado.
4. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» y su motivo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recibo. De no ser posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de atención, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El titular solo podrá elevar queja ante las autoridades competentes una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la USO. Para la presentación de consultas y reclamos los titulares podrán utilizar el formato del Anexo 4, sin que su uso sea obligatorio.

La USO adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros y evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. En particular:

1. Acceso restringido a las bases de datos de afiliación, a los listados del numeral 7.3, al archivo disciplinario del numeral 7.6 y a la información de protección reforzada, limitado al personal que lo requiera para sus funciones.
2. Suscripción del compromiso de confidencialidad adoptado como instrumento interno de esta política por directivos, representantes en comités y comisiones, trabajadores y asesores con acceso a datos personales, con efectos que subsisten después de terminada la relación.
3. Custodia segura de archivos físicos y controles de acceso, respaldo y trazabilidad en los sistemas de información.
4. Contratos de transmisión con los Encargados del Tratamiento y verificación de sus medidas de seguridad.
5. Inventario de bases de datos, cuadro de retención y registro de recepción y disposición de los listados convencionales.
6. Capacitación periódica a directivos, subdirectivas y personal sobre esta política.
7. Gestión de incidentes de seguridad: registro interno de todo incidente, evaluación de su impacto sobre los titulares, reporte a la autoridad competente de las violaciones a los códigos de seguridad y de los riesgos en la administración de la información, y comunicación a los titulares cuando el incidente pueda afectarlos gravemente, dada la especial sensibilidad del dato de afiliación sindical en contextos de riesgo.

En desarrollo del principio de responsabilidad demostrada, la USO mantendrá evidencia de las medidas apropiadas y efectivas adoptadas para cumplir el régimen de protección de datos, proporcionales a su naturaleza jurídica, al carácter sensible de los datos tratados y a los riesgos del tratamiento.

Está prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen niveles adecuados de protección, salvo las excepciones del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, entre ellas: la autorización expresa e inequívoca del titular; las transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales de los que Colombia sea parte; las necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el Responsable, con autorización del titular; y las legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

Cuando la USO deba remitir información a organizaciones sindicales internacionales o a órganos internacionales de protección de derechos, verificará previamente la excepción aplicable o solicitará la autorización expresa del titular. Las transmisiones internacionales a Encargados se regirán por el contrato previsto en los artículos 24 y 25 del Decreto 1377 de 2013.

Esta política (versión 1.0) rige a partir de la fecha de notificación y publicidad y su adopción se comunicará a Ecopetrol S.A. en constancia del cumplimiento del compromiso del artículo 191 de la Convención Colectiva 2026-2031.

Las bases de datos de la USO tendrán vigencia durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones convencionales, legales, contractuales, contables, jurídicas, fiscales e históricas aplicables. Cumplidas las finalidades y salvo deber legal o contractual de conservación, se procederá a la supresión de los datos.

Archivo histórico sindical. La USO conservará con fines históricos, estadísticos y de memoria los archivos que documentan su actividad y la violencia antisindical padecida por la organización y sus integrantes. La solicitud de supresión no procederá cuando comprometa la integridad del archivo histórico, sin perjuicio de las medidas de reserva y acceso restringido que correspondan.

Yo, [nombre completo], identificado(a) con [tipo y número de documento], en mi calidad de afiliado(a) o solicitante de afiliación a la Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo y las Energías Alternativas – USO, autorizo de manera previa, expresa e informada a la USO para recolectar, almacenar, usar, circular y suprimir mis datos personales conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, disponible en https://www.uso.org.co, para las siguientes finalidades: administrar mi afiliación y expedir constancias y carnés; gestionar ante mi empleador la retención de las cuotas sindicales; recibir de mi empleador copia de las actuaciones disciplinarias que me conciernan, para velar por el debido proceso y asistir mi defensa, conforme a las disposiciones convencionales aplicables; representarme en reclamaciones, negociaciones y actuaciones administrativas y judiciales relacionadas con mis derechos laborales y convencionales; convocarme y acreditar mi participación en asambleas, elecciones y actividades sindicales; otorgarme auxilios, beneficios y servicios convencionales o estatutarios, incluido, cuando corresponda, el tratamiento de datos de mis familiares beneficiarios conforme a la política; y mantener comunicación conmigo sobre asuntos gremiales y convencionales.

Declaro que fui informado(a) de que la afiliación sindical es un dato sensible y de que su tratamiento por la USO no requiere mi autorización, por estar amparado en la habilitación legal de las organizaciones sindicales respecto de sus miembros (literal c del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 y Capítulo VI de la política); de que dichos datos no serán suministrados a terceros sin mi autorización, salvo mandato legal o convencional u orden de autoridad competente; y de que, respecto de los demás datos sensibles, no estoy obligado(a) a autorizar su tratamiento y ninguna actividad se condiciona a su entrega. Con pleno conocimiento de lo anterior, autorizo expresamente el tratamiento, cuando sea necesario para auxilios o reclamaciones, de los datos de salud que yo suministre.

Declaro que se me informó que puedo conocer, actualizar y rectificar mis datos, solicitar prueba de esta autorización, ser informado(a) del uso dado a ellos, revocar la autorización respecto de los tratamientos que se funden en ella y solicitar la supresión de mis datos en los términos legales y de la política, cuya procedencia se sujeta a que no subsista mi afiliación ni un deber legal, convencional o contractual de permanencia en las bases de datos, y presentar quejas ante las autoridades competentes una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la USO.

Nombre
Documento de identidad
Firma
Fecha
Teléfono
Correo electrónico

(Este formato se utiliza únicamente cuando un trabajador no afiliado confía a la USO gestiones individuales en su propio interés: reclamaciones en su nombre, representación judicial o administrativa. No se requiere para los tratamientos con fines colectivos —verificación de la convención, negociación, cuota por beneficio convencional, censos y mayorías—, que se fundan en la ley, las disposiciones convencionales y el derecho fundamental a la información sindical, ni para los listados que la USO recibe por mandato del convencional)

Yo, [nombre completo], identificado(a) con [tipo y número de documento], trabajador(a) de [empleador o contratista], autorizo de manera previa, expresa e informada a la Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo y las Energías Alternativas – USO para tratar mis datos personales conforme a su Política de Tratamiento de Datos Personales, para las siguientes finalidades: verificar la aplicación en mi favor de la convención colectiva de trabajo, incluidos los salarios y prestaciones convencionales; gestionar, cuando corresponda, la cuota por beneficio convencional; presentar en mi nombre reclamaciones ante empleadores, contratistas y autoridades administrativas del trabajo, y ejercer o apoyar las acciones judiciales a que haya lugar, para lo cual confiero mandato a la USO en los términos del poder que se anexa a este formato y hace parte integral de él; y contactarme en relación con los asuntos anteriores.

Fui informado(a) de que los datos que revelen relación con organizaciones sindicales son sensibles, de que no estoy obligado(a) a autorizar su tratamiento y de que ninguna gestión se condiciona a su entrega. La USO no revelará mi información a terceros sin mi autorización, salvo mandato legal o convencional u orden de autoridad.

Se me informó que puedo conocer, actualizar y rectificar mis datos, solicitar prueba de esta autorización, ser informado(a) del uso dado a ellos, revocar esta autorización respecto de los tratamientos que se funden en ella y solicitar la supresión de mis datos en los términos legales y de la política, cuya procedencia se sujeta a que no subsista la gestión encomendada ni un deber legal, convencional o contractual de permanencia en las bases de datos, y presentar quejas ante las autoridades competentes una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la USO.

Nombre
Documento de identidad
Firma
Fecha
Teléfono
Correo electrónico

La Unión Sindical Obrera de la Industria del Petróleo y las Energías Alternativas – USO, con domicilio en Facatativá (Cundinamarca), correo usonacional@yahoo.es y teléfono 3006551141, en su calidad de Responsable del Tratamiento, informa que los datos personales que usted suministre serán tratados para las finalidades descritas en su Política de Tratamiento de Datos Personales: administración de la afiliación sindical; gestión de cuotas sindicales y de la cuota por beneficio convencional; verificación y defensa de la aplicación de la convención colectiva de trabajo; representación y ejercicio de derechos sindicales y laborales ante empleadores y autoridades; otorgamiento de auxilios y beneficios; actividades de educación y formación sindical; y comunicaciones gremiales.

Usted tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos, solicitar prueba de la autorización, ser informado del uso dado a ellos, revocar la autorización respecto de los tratamientos que se funden en ella y solicitar la supresión de sus datos, en los términos legales y de la Política, y presentar quejas ante las autoridades competentes, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la USO.

Las preguntas que versen sobre datos sensibles son de respuesta facultativa; usted no está obligado(a) a autorizar su tratamiento y ninguna actividad se condiciona a su entrega. El tratamiento de la información sindical por la USO se ampara en la habilitación legal de las organizaciones sindicales (literal c del artículo 6 de la Ley 1581 de 2012); estos datos no se suministran a terceros sin autorización del titular, salvo mandato legal o convencional u orden de autoridad competente.

La Política de Tratamiento de Datos Personales puede consultarse en https://www.uso.org.co. Cualquier cambio sustancial de la política o de este aviso será informado por los mismos medios.

Tipo de solicitud	☐ Consulta   ☐ Reclamo (actualización, rectificación, supresión, revocatoria u otro incumplimiento)
Nombre del titular
Documento de identidad
Calidad de quien actúa	☐ Titular   ☐ Causahabiente   ☐ Representante o apoderado   ☐ Estipulación a favor o para otro
Dirección de notificación
Teléfono y correo electrónico
Descripción de los hechos y de la solicitud
Documentos que se anexan
Firma y fecha

Radique esta solicitud en usonacional@yahoo.es. Las consultas se atienden en máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más, y los reclamos en máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. La revocatoria de la autorización y la supresión de datos proceden en los términos del Capítulo X de la Política.